NOTATION DE LA SEN RE
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STRUCTURE DE LA COMPAGNIE ET SON HISTOIRE
Les pays en développement dans leur quête quotidienne de moyens financiers pour les besoins des populations, laissaient échapper une manne importante de devises par le biais de l’assurance et de la Réassurance.
L’organisation de ce schéma avant l’indépendance était très favorable aux pays colonisateurs.
C’est ainsi que la CNUCED avait incité les pays en voie de développement à organiser leur marché d’assurance dans premier temps et ensuite de créer des sociétés nationales de Réassurance pour mieux contrôler l’évasion des devises.
Ainsi donc, la SEN RE a été créé sous l’égide de l’Etat suivant les recommandations de la CNUCED, en 1988 avec partage du capital à part égale entre l’Etat et les Sociétés privées d’assurance du Sénégal.
Elle a fonctionné sur base légale, avec des cessions obligataires des sociétés d’assurance évoluant sur le marché sénégalais.
- – Dispositions Légales et Règlementaire régissant la
Cession Légale
La loi 89-28 du 22 Juin 1989
Elle définit le principe de la Cession Légale assise sur le chiffre d’Affaires des Sociétés d’Assurance établies au Sénégal d’une part et sur les cessions en réassurance de ces dernières. Cette loi a été votée par l’Assemblée Nationale du Sénégal le 22 Juin 1989 bien après la création de la Société le 1er janvier 1988.
L’arrêté ministériel N° 008285 du 31 Juillet 1990
Il fixe les taux de cession applicable sur les branches :
- 6,5 % au premier franc des Sociétés sénégalaises
- 15 % sur les traités
- 20 % au premier franc des Sociétés étrangères
Décret d’application N° 95 – 912 DU 05 / 10 / 95
Ce texte fixe les conditions d’application de la loi 89/28 et détermine les modalités de fonctionnement de la cession légale.
STRUCTURE DE LA SEN RE
Les organes dirigeants de la SEN RE se composent comme suit :
- Assemblée Générale des Actionnaires
- Le Conseil d’Administration
- La Direction Générale
- Comité Rémunération
- Comité Audit
- Le Personnel
Les relations hiérarchiques s’articulent autour du Directeur Général et regroupe la Direction Technique et Commerciale et les Equipes Technique et Financière de la Société. La SEN RE regroupe Dix Huit (18) employés avec un taux d’encadrement de 65 %.
Le siège social propriété de la SEN RE abrite ses bureaux sis au 39, Avenue Georges POMPIDOU à Dakar.
- Organigramme en Annexe
LES INVESTISSEMENTS ACTIFS DU BILAN
Les marchés de la CIMA disposent de très peu de possibilités de placement dans cette zone. Il y existe deux bourses de valeur l’une à Abidjan l’autre à Douala.
Les sociétés éligibles dans ces bourses sont très peu nombreuses et les transactions très limitées.
Ainsi donc nos marchés évoluent généralement dans les placements en immobilier et les dépôts bancaires.
Depuis un certain temps, la prise de participation dans certaines sociétés commence à se développer. La SEN RE qui est une société de Réassurance, sa part dans les provisions techniques chez les cédantes est déposée auprès de ces dernières en termes de garantie.
Quant à la part des rétrocessions compte tenu du mode de protection est très faible. Mais ceci n’exclut nullement la représentation à l’actif de nos engagements pour une meilleure rentabilité et pour la conservation ou la recherche de plus value. C’est ainsi que la SEN RE a procédé aux placements suivants :
- Immeuble 215 000 000 évalué à 1 500 millions
- Valeurs Mobilières 1 468 583 313
- Dépôts à Termes 1 957 652 156
- Emprunts obligataires 500 000 000
STRUCTURE DU CAPITAL ET LIQUIDITE
La SEN-RE a été créée en 1988 avec un capital social de FCFA 600.000.000 répartis en 60.000 actions de valeur nominale de FCFA 10.000 par actions. Malgré la faiblesse de son capital, la SEN-RE a pu se faire une place au niveau du marché africain et cumulait ses réserves à hauteur de FCFA 1.674.124.225 sur une période de 14 ans. En 2003, une augmentation de capital a été décidée par le conseil d’administration mais qui n’a pas été suivi par les actionnaires, ce qui a fait porter le capital à FCFA 795.000.000 soit 32,5% en valeur relative. Cette augmentation a vu l’arrivée de deux (02) nouveaux actionnaires à savoir la CNART et Alliance d’Assurances.
En 2006, le conseil d’administration a décidé une nouvelle augmentation de capital en deux phases à savoir par incorporation des réserves et par apports en numéraires. La première phase a vu une distribution d’actions gratuites pour l’ensemble des actionnaires à hauteur de 216.644 actions. Cette distribution a permis aux actionnaires d’avoir un rendement de 272,51% sur le nombre d’actions détenus.
La deuxième phase d’augmentation de capital, finalisée en 2008, a vu l’entrée d’un partenaire stratégique qu’est la Société Centrale de Réassurance – SCR du Maroc qui a plus de 50 ans d’expérience dans le secteur, pour une participation de 19,5% dans le nouvel organigramme des actionnaires soit FCFA 1.000.000.000. Malgré une prime d’émission de FCFA 2.000 par actions, cette phase a vu la collecte de FCFA 216.757.000 pour porter le capital de la SEN-RE à 512.901 actions de valeur nominale de FCFA 10.000 soit FCFA 5.129.010.000
Cette augmentation de capital a boosté les affaires de la SEN-RE faisant doubler les fonds propres entre 2006 à nos jours.
Ces nouvelles dispositions portent les fonds propres de la SEN RE à 6.376 MILLIONS soit 13 MILLIONS $.
Pendant le déroulement de cette opération, la SEN RE a été sélectionné par la Banque Mondiale (IFC) qui souhaiterait soutenir son développement en participant à hauteur de 20 % à son capital.
La mission de la Banque Mondiale se déroule en ce moment pour faire valider le concept auprès des instances supérieures.
Plusieurs entrevues on eu lieu avec les responsables de cette institution.
En outre, notons que la SEN-RE a distribué des dividendes à partir de la période de 1999 à nos jours exception faite des années 2004, 2005 et 2006. Cette distribution de dividendes cumulée a atteint aujourd’hui le montant de FCFA 1.777.077.454.
Pour bien mesurer le rendement de l’action on prendra l’exemple de l’Etat du Sénégal.
REMUNERATION DU CAPITAL
En effet, l’Etat du Sénégal étant l’actionnaire majoritaire de la SEN-RE détenait 50% des actions à la création de la société c’est-à-dire en 1988, d’où une mise de FCFA 300.000.000. En 2006, il a vu ses actions produire un rendement de 272,51% par incorporations des réserves soit FCFA 1.117.510.000 et à cette même période, l’Etat a bénéficié de FCFA 256.463.924 de dividendes représentant 85,49% du montant de ces actions.
La politique de dividende que le conseil d’administration a adopté vise à consolider la sécurité de la société. Depuis l’augmentation du capital, un montant net annuel de FCFA 250.000.000 du résultat net d’impôt représentant 5% du capital social est distribué à l’ensemble des actionnaires. Le reliquat est porté en réserves libres. Faudra noter que cette mesure est entrée en vigueur qu’après l’augmentation du capital mais que le taux de 10% du capital social était distribué annuellement.
PERFORMANCE FINANCIERE
La SEN-RE bénéficie d’un immeuble qui abrite son siège social. L’immeuble qui a été acquis en 1996 à FCFA 252.110.860 tous frais compris, est estimé à nos jours à FCFA 1.500.000.000 et fait actuellement l’objet d’une réhabilitation. L’immeuble rapporte à la société des gains minimes de FCFA 16.555.000 pour une location de deux (02) niveaux.
La SEN RE dispose actuellement de 4.619 millions en liquidité effective.
La SEN-RE a investi en termes d’obligations et de dépôts pour un montant de FCFA 2.457.652.156 qui produit un rendement annuel de l’ordre de 6%. La politique de la société se limite pour l’instant par des placements à court moyen terme afin de pouvoir faire face à un quelconque sinistre important.
Les bons du trésor de l’Etat du Sénégal représentent FCFA 500.000.000 avec un rendement annuel de 6,5%.
Un DAT placé en euros à BNP Paribas d’un montant de FCFA 154.194.402 produit un rendement annuel 1,904%.
Le reste des placements produit un rendement annuel de l’ordre de 5,75%.
Parallèlement à ces placements, la SEN-RE a pris des parts dans des sociétés de réassurances à savoir AFRICA-RE, CICA-RE et AVENI-RE ainsi que dans des compagnies bancaires et des sociétés d’assurances pour un montant global de FCFA 1.468.583.313 ainsi décomposé :
CICA-RE : Prise de participation d’un montant de FCFA 240.000.000
AFRICA-RE : Prise de participation d’un montant de FCFA 123.943.313 qui nous a rapporté entre 2001 et 2009 des gains de FCFA 16.629.967 d’où un rendement de 13,42%.
AVENI-RE : Prise de participation d’un montant de FCFA 250.000.000 qui nous a rapporté entre 2009 et 2011 des gains de FCFA 26.250.000 d’où un rendement de 10,50%.
C.N.A.A.S. : Prise de participation d’un montant de FCFA 187.500.000 pour le développement de la compagnie d’assurance agricole.
SENEGAL AIRLINES : Prise de participation d’un montant de FCFA 100.000.000 pour accompagner le développement de la compagnie nationale aérienne.
MAISON DE L’ASSURANCE : Contribution de toutes les compagnies d’assurance du Sénégal pour édifier une maison de l’assurance. La SEN-RE a apporté une participation de FCFA 67.140.000 représentant 14,92% des parts sociales
Banque Atlantique : Prise de participation d’un montant de FCFA 500.000.000 avec une créance subordonnée de FCFA 500.000.000.
PROGRAMME ANNUEL D’OPERATIONS
L’exercice 2011 est l’entame du plein effet l’augmentation du Capital de la SEN RE. En effet elle a été initiée depuis 2005, la recherche de partenariat extérieur avait quelque peu retardé la finalisation de l’opération.
En effet, cette opération permet à la SEN RE de se mettre à niveau par rapport aux assureurs africains tant francophones qu’anglophones.
Une grande campagne de communication a démarré au sujet de cette augmentation de Capital.
Cette opération a été suivie par l’ensemble des sociétés sénégalaises qui sont toutes actionnaires à la SEN RE.
Ainsi donc, en dehors de la cession légale, un soutien réel est apporté à la SEN RE par le bais des cessions facultatives et sur les traités par le marché sénégalais.
Une démarche marketing soutenue qui a d’ailleurs toujours était menée permet de visiter toutes les cédantes africaines afin de décrocher des affaires nouvelles et au moins de conserver les acquis.
En 2011, un chiffre d’affaires de 12 MILLIARDS est prévu. Seulement la SEN RE compte sur ses fonds propres d’abord avant de recourir à d’autres actions exogènes.
En effet, l’augmentation du Capital a induit un partenariat avec la Société Centrale de Réassurance (SCR) du Maroc qui est un réassureur de premier plan au niveau africain. Elle dispose d’un capital social de 60 MILLIARDS de FCFA, elle a capitalisé une expérience sans commune mesure avec celle des Réassureurs africains du Sud du Sahara. Elle a cinquante (50) ans d’existence.
Une convention lie la SEN RE à la SCR dans laquelle les conditions de notre partenariat ont été clairement définies.
Le principe du premier refus dévoué à la SCR lui permet de se servir sur les facultatives avant tout dégagement à l’extérieur et la SEN RE doit avoir une part sur ces facultatives sans compter les possibilités de nous intéresser sur les autres affaires du Maghreb.
Un écueil est à faire remarquer, la Réassurance enregistre toujours un décalage avec la comptabilité des cédantes. Ce qui entame un fort taux d’impayés du fait de la comptabilisation avec le décalage et non moins un temps pour le recouvrement.
Seulement, l’exercice subséquent enregistre un taux important d’encaissement d’impayés.
OBJECTIFS ASSIGNES DANS LE DOMAINE DU MANAGEMENT DES OPERATIONS ET DES FRAIS
La gestion de la Société a été confiée aux assureurs privés du fait de la technicité du métier ce qui était d’ailleurs la conditionnalité principale de leur participation au Capital de la Société.
L’objectif premier est la pratique d’une gestion professionnelle dans la transparence en application des règles de la bonne gouvernance.
La loi au Sénégal met au même niveau de responsabilité le Directeur Général et les administrateurs dans la conduite des affaires et des décisions prises dans la gestion de la Société.
Le premier rôle assigné à la SEN RE est la rétention du maximum de prime au niveau national. A cela, s’ajoute l’assistance en matière technique des cédantes et la formation du personnel des sociétés d’assurances.
En d’autres termes, la SEN RE constitue un instrument de politique économique au niveau national dans la mesure où la mobilisation de l’épargne si nécessaire pour le développement de nos jeunes Etats était l’objectif principal et devait servir à satisfaire les besoins de l’économie nationale.
Il y a eu un partage des pouvoirs au niveau de la gestion de la Société.
Le management a été confié aux Assureurs qui nomment le Directeur Général de la Société qui est forcément un technicien de l’Assurance et de la Réassurance.
Il revient à l’Etat du Sénégal de désigner le Président du Conseil d’Administration, les règles de gestion sont celles d’une société anonyme pure sans interférence de l’Etat.
L’extraversion des opérations d’assurances dans les pays en voie de développement a décidé nos états à s’intéresser d’avantage au secteur. Ainsi c’est par la loi que l’obligation de cession a été définie afin d’éviter toute velléité de réticence de la part des opérateurs d’assurances.
Le niveau de la rétention fait l’objet de beaucoup d’attention des autorités.
Last but not least, l’épargne mobilisée sert à financer des investissements pour le développement du pays en termes de bons du trésor, d’emprunts obligataires, de financement des opérations à court terme, ou de prise de participation dans les secteurs prioritaires de l’Etat.
LEGISLATION ACTUELLE
La législation des Assurances, en un mot la règlementation CIMA ne concerne pas les Sociétés de Réassurance.
Mais en matière de convention des engagements, les réassureurs s’inspirent du code CIMA.
Seulement, le Conseil des Ministres de la CIMA a instruit le Secrétariat de lui soumettre un projet de réglementation des Sociétés de Réassurance dans la zone.
Actuellement l’entrée en vigueur de l’article 13 du code concernant le paiement comptant des primes d’assurance va faciliter les règlements des soldes de réassurance.
CONDITIONS ECONOMIQUES ACTUELLES
D’après les estimations de la banque mondiale et du Fond Monétaire Internationale, les indicateurs de l’économie sénégalaise sont au vert. Un taux de croissance de 4,5 à 5 % est enregistré par l’exercice 2011 et une tendance à la hausse est prévue pour 2012.
Seulement, depuis 2009, un fait majeur a ralenti la croissance du pays, c’est le problème de l’énergie, qui trouve actuellement son épilogue.
Ce ralentissement de l’économie a pénalisé beaucoup de PME / PMI qui étaient porteuse de croissance. Malgré tout le secteur des assurances a marqué une progression de 11% en 2010 qui selon les précisions de la Fédération des Sociétés d’Assurances sera maintenue pour l’exercice 2011.
Pour tout dire, la conjoncture économique n’a pas touché le secteur des Assurances.
La SEN RE évolue aussi hors du Sénégal, et n’a pas constaté de tassement de ses activités.
STRUCTURE ACTUELLE DE LA SEN-RE
Historiquement la SEN-RE s’est appuyée sur un modèle organisationnel privilégiant la polyvalence des ressources, la continuité de l’activité et l’optimisation opérationnelle.
La polyvalence se traduit par la responsabilisation de l’ensemble des collaborateurs sur l’effort commercial : chaque responsable de la SEN-RE est apporteur d’affaires.
La SEN-RE dispose de 18 collaborateurs répartis entre les différents services comme suit :
- 1 Administrateur Directeur Général
- 1 Directeur Technique et Commercial
- 2 Assistantes de Direction
- 5 Responsables de Service
- 1 Adjoint de Service
- 3 Ressources mutualisées entre les services techniques
- 3 Agents Administratifs
- 2 Gardiens
Une centralisation des activités support au niveau de la Direction Générale : le Service Comptable et Financier et le Service Informatique sont rattachés hiérarchiquement au Directeur Général.
L’ensemble des processus métiers de la SEN-RE sont centralisés au niveau de la Direction Technique et Commerciale, composée de 3 services : Service Gestion des Traités, Rétrocession et Sinistres, Service Technique Facultatives et le Service de la Comptabilité Technique et règlements.
Par rapport au développement des affaires de la SEN-RE, un audit organisationnel déclinant la nouvelle stratégie à adopter a été décidé par le conseil d’administration.
Six (06) axes majeurs d’amélioration se dégagent de cet audit organisationnel :
- Redimensionnement qualitatif et quantitatif des effectifs de la SE N-RE :
- Recrutement des ressources supplémentaires pour faire face à l’augmentation croissante de l’activité.
- Besoin d’expertise technique pour l’évaluation des risques et la cotation des affaires.
- Mise à niveau des ressources existantes à travers la planification des actions de formation appropriées.
- Mise en place de manuel des procédures en vue de professionnaliser et de pérenniser l’activité de la SEN-RE.
- Etablissement d’un découpage clair des responsabilités et des activités pour l’ensemble des collaborateurs de la SEN-RE.
- Renforcement de la communication interne à travers la mise en place d’un dispositif de diffusion des informations sur tous les niveaux hiérarchiques (mise en place du Workflow, bases de données électroniques… etc.).
- Mise en place d’un système de pilotage et de reporting de l’activité de réassurance (traités & facultatives).
- Mise en place d’un dispositif de contrôle interne des activités à travers la création d’un nouveau poste d’audit interne au sein de la structure.
En conclusion, une nouvelle organisation a été préconisée par le cabinet tout en maintenant le principe de la polyvalence des ressources internes, une capitalisation sur les pratiques développées à ce jour par la SEN-RE tout en apportant des améliorations opérationnelles conformément aux règles de contrôle interne et un changement progressif sans risque de rupture par rapport aux modes de fonctionnement actuel.
SYSTEMES DE COMPTABILISATIONS APPLIQUEES
La SEN RE déroule d’un système comptable hybride. En effet, il y a deux systèmes autonomes avec une interface qui est une comptabilité de transition ou de liaison devant prouver l’exactitude et la véracité des opérations passées, permettant de faire les rapprochements entre les deux.
- – Comptabilité Technique
Le support informatique de cette comptabilité est le logiciel « GORE » développé en interne et adapté aux besoins comptables, informationnels et statistiques de la SEN RE. Elle procède à la ventilation de toutes les relations à la Cédante portant sur les traités, les facultatives avec antériorité, avec rattachement à l’exercice de souscription, sans oublier la compilation des exercices antérieurs sur l’exercice comptable considéré.
Elle traite également toutes les données par
- Cédantes
- Régions
- Pays
- Par courtiers ou en direct
- Par monnaie
I ATTRIBUTION
Principales Missions :
- Réclamation des primes provisionnelles dues,
- Gestion de toutes les Opérations de Règlements (Effectués et Reçus) au niveau du logiciel de la SEN RE,
- Etablissement et suivi des situations financières de tous les Partenaires…
- Rapprochement périodique des règlements avec le Service comptable (voir organisation des opérations de règlement),
- Arrêtés de comptes et contrôle des états de GORE
- Recherche et consolidation d’affaires à travers des visites Marketing…et établissement de rapport de visite
II COMPTABILITE TECHNIQUE
II.1 Introduction
C’est une obligation contractuelle ou légale pour la société cédante d’établir avec une périodicité définie dans la convention un décompte des produits et des charges qui doivent revenir è son réassureur. Ce compte de la cédante fera apparaitre un solde qui lui sera réglé ou qu’elle devra payer.
Ce solde correspond à la sommation de deux types d’éléments :
-Les éléments techniques : Produits et charges liés à l’activité du réassureur et qui constitue la marge brute d’exploitation.
-Les éléments financiers qui représentent le flux du même nom.
Le compte de la cédante est la pièce comptable dont les éléments devront se retrouver dans les écritures du réassureur.
La comptabilité technique acceptation procédé à l’enregistrement des éléments
(Prime, sinistre, commission…) constitutifs des dettes ou créances des cédantes. Ceux-ci sont identifiés et contrôlés en fonction des conditions des traités qui les valide sous forme de bon à payer.
Pour la procédure on effectue généralement l’enregistrement du solde du compte courant dés réception comme doit l’être en principe toute pièce reflétant un flux. Les éléments constitutifs de ce solde sont ultérieurement ventilés en comptabilité technique acceptation (saisie et vérification).
II.2 STRUCTURE DU COMPTE COURANT
Chaque ligne d’écriture technique doit se référer à trois paramètres temporels :
- Année de réassurance (Exercice de souscription)
- Année de compte de la cédante (Bilan cédante)
- Exercice comptable du réassureur(Bilan)
Ce différentes notions proviennent de la répartition particulière dans le temps des produits et des charges de l’assureur et donc du réassureur
II.2.1 Présentation du compte courant
L’ensemble des flux financiers existant entre la cédante et son réassureur transite systématiquement par l’intermédiaire d’un compte courant.
La cédante (ou le courtier mandaté par elle) établit le compte selon la cadence prévue au traité. Le compte est présenté vu par le réassureur .Les éléments à régler au réassureur sont au crédit du compte, les charges de sinistres et des coûts figurent au débit.
Toutes les informations susceptibles de figurer dans un compte entrent dans l’une de ces trois catégories :
- Eléments techniques
- Eléments financiers
- Informations statistiques
Le comptable spécialisé doit analyser et comprendre chaque compte individuellement avant tout enregistrement. Un travail rendu plus complexe par le caractère international de la réassurance qui suppose une comptabilité pluri monétaire et le renouvellement des traités qui subissent ainsi de fréquentes modifications.
Le décompte des opérations de cession comporte en préalable :
II.2.1.1 Les éléments d’identification du traité
- Identité de la cédante
- Identité du réassureur
- Référence du traité
- Branche
II.2.1.2 Eléments techniques
La partie technique du compte réassurance exprime dans la monnaie de la cédante et pour chacun des postes affectés par le mécanisme du traité, les montants en cause.
II.2.1.3 Les éléments financiers
II.2.2 Les paramètres d’enregistrements comptables
II.2.2.1 Les mouvements de portefeuille
- La monnaie
- Année de compte de la cédante
- Exercice de souscription
- Les Primes
- Primes cédées
Elles sont cédées nettes d’annulation et d’accessoires : Il s’agit de primes émises.
- Les mouvements de portefeuille
II.2.2.1.1 Entrées de portefeuilles
Prise en charge par le réassureur moyennant rémunération des risques déjà en cours au moment de l’entrée en vigueur du traité.
II.2.2.1.2 Sortie de portefeuille
A l’inverse à l’expiration du traité, le réassureur sera libéré des risques en cours à cette date en contre partie de la sortie de portefeuille.
Les entrées de portefeuilles se trouvent au crédit du compte de réassurance et les sorties de la fin de l’année au débit.
- Prime de réassurance pour compte commun (RPCC)
Primes payées au titre de la réassurance pour compte commun constituent comme toute rétrocession des éléments de prime négatifs par le réassureur.
II.2.2.2 Sinistres
II.2.2.2.1 Mouvements de portefeuilles sinistres
Ils interviennent de la même manière que les mouvements de portefeuille primes .Les entrées de portefeuilles sinistres apparaissent au crédit du compte courant tandis que les sorties de portefeuilles sinistres figurent au débit.
II.2.2.2.2 Sinistres payés
Rubrique qui correspond aux sinistres ordonnancés nets de recours. Il peut s’agir de règlements partiels de sinistres
II.2.2.2.3 Sinistres RPCC
Le montant de ces récupérations figure au crédit du compte courant du réassureur.
II.2.2.3 Commissions et courtages
- Commissions et courtages originaux : liés aux polices et incombant à la cédantes
- Commission de réassurance : Dans les traités proportionnels le réassureur rembourse à la cédante les frais exposés pour l’acquisition et la gestion des contrats correspondants à la part cédée. Elle est fixe ou à échelle.
II.2.2.4 Autres éléments techniques
- Participation bénéficiaire
- Taxes
- Divers frais
II.2.2.5 Eléments financiers
La partie financière du compte courant comporte essentiellement des postes de bilan.
II.2.2.5.1 Les dépôts de garantie
Le rôle du dépôt est financier. Il correspond au souci de la cédante d’obtenir du réassureur la garantie de ses engagements et du respect des contraintes réglementaires.
Le montant du dépôt est stipulé au contrat
- Pour les sinistres à payer il correspond à la part des réassureurs dans les sinistres sens suspens au 31 décembre
- Pour les risques en cours aux provisions REC et aux entrées de portefeuilles.
La constitution sera soit en espèce et productif d’intérêt au taux fixé par le traité ou en valeur mobilières.
II.2.2.5.2 Intérêt sur dépôt
Ces revenus des dépôts sont acquis aux réassureurs et figurent au crédit du compte courant.
II.2.2.5.3 Sinistre au comptant
Il peut être prévu au traité que face à un sinistre d’un montant élevé, la cédante demande au réassureur une avance de trésorerie pour l’aider à indemniser son assuré. C’est ce qu’on appelle sinistre au comptant et c’est élément d’actif.
II.2.3 L’enregistrement du compte courant
Le résultat de l’activité technique d’un exercice social donné correspond au cumul des opérations communiquées par les cédantes durant cet exercice et du provisionnement de fin d’exercice.
Il se déroule en deux phases : une de vérification et une d’enregistrement comptable informatique.
II.2.3.1 Vérification
- Réception du courrier transmis par la direction technique
- Vérification de la conformité des conditions du traité et des éléments qui composent le compte courant par exemple le taux de cession, de commission, les branches concernées etc.
- Vérification arithmétique : s’assurer de l’exactitude des calculs
- Envoi du bien trouvé : lettre de confirmation de solde ou d’observation sur d’éventuelles erreurs.
II.2.3.2 Enregistrement informatique
Il se fera suivant le logiciel de gestion « GORE »qui nous permet de saisir les informations par le biais de procédures ci-dessous :
II.2.3.2.1 Registre des comptes
Cette procédure nous permet d’affecter automatiquement un numéro au compte reçu et d’enregistrer le solde par monnaie et par cédante en attente de la saisie des lignes qui le composent. Elle est obligatoire à chaque réception de compte et est la première opération de la comptabilité de réassurance.
II.2.3.2.2 Correction du registre
Cette procédure permet de revenir sur certaines informations du registre pour y apporter des corrections. Parmi ces postes il y en a qui sont susceptibles d’être :
et d’autres fixes :
II.2.3.2.3 Enregistrement des lignes
Cette procédure permet de saisir les comptes des traités envoyés par les cédantes. Chaque enregistrement correspond à un traité, un exercice de souscription, nature, branche et constitue une ligne par rapport au numéro de compte.
II.2.3.2.5 Saisie des éléments Techniques
Nous permet de saisir les éléments techniques avec affichage à l’écran des conditions techniques du traité.
II.2.3.2.6 Saisie des éléments financiers
Concerne les éléments financiers avec des informations relatives aux conditions financières du traité (Durée du dépôt, la période concernée, taux d’intérêt et la taxe sur intérêt)
II.2.3.2.7 Enregistrement des provisions
Cette procédure suppose que tous les comptes relatifs à l’exercice concerné soient arrivés et que la cédante ait communiqué les éléments de provisions (Très souvent les dépôts constitués par la cédante).Pour les provisions REC on a la possibilité de les recalculer sur la base des primes émises cumulées.
II.2.3.2.8 Enregistrement sinistre au comptant
Un sinistre au comptant de règle doit être enregistré à sa déclaration ou au pire à sa réclamation .Cet enregistrement permet d’avoir des informations sur le sinistre au comptant, mais n’aura d’incidence comptable que lorsque la procédure de paiement par l’option du module règlement .C’est en ce moment que le sinistre sera constaté
II.2.3.2.9 Libération du sinistre au comptant
Elle se fait dans la grille des éléments financiers du compte courant et donne lieu à un mouvement comptable. Par ailleurs, avec la saisie du numéro du sinistre au comptant la libération se fera automatiquement au niveau de la gestion
- Comptabilité Générale
Elle s’appuie sur le plan comptabilité générale de 1957. Elle prend en compte tous les éléments non techniques, avec une particularité relative aux comptes de transition servant de passerelle entre la comptabilité générale et la comptabilité technique. Un document est joint en annexe qui décrit l’ensemble des tâches effectuées au niveau de la comptabilité générale.
PRINCIPES DE BASES
Cadre légal
Le droit comptable (règlement de droit comptable de l’OHADA) oblige l’entreprise à mettre en place une organisation qui permette :
- la saisie, l’enregistrement et la conservation des données dans des registres comptables au jour le jour et sans retard
- le contrôle de l’exactitude des données et des procédures de traitement
- la production des états financiers nécessaires dans les délais légaux
Objectifs
La mise en place des procédures doit permettre d’obtenir une comptabilité à jour en permanence.
Les procédures ont pour objectifs de garantir que la comptabilité répond aux critères :
- d’exhaustivité : toutes les opérations font l’objet d’un enregistrement comptable
- de réalité : tout enregistrement est justifié par une opération
- d’exactitude : les erreurs de comptabilisation sont inexistantes
- de bonne période : chaque opération est enregistrée à la période à laquelle elle se rapporte
Ce manuel décrit les procédures actuellement appliquées.
PROCEDURES GENERALES
La comptabilité est tenue en FCFA, à l’aide du logiciel SAARI ligne 100 version 14.00, réseau quatre postes et d’un logiciel de paie SAARI ligne 30 version pour les opérations de paie (cf. les manuels d’utilisation SAARI pour le fonctionnement de ces logiciels).
La comptabilisation des opérations
Organisation générale
les pièces justificatives
Les enregistrements comptables s’effectuent à partir de pièces justificatives.
Les pièces justificatives sont constituées de tout document retraçant une opération effectuée par l’entreprise :
- factures d’achats ou de services réglées par chèques
- copies des chèques et ordres de virement reçus et émis
- pièces de caisse
- bulletins de paie
- ou toute autre pièce qui démontre la réalité de l’opération effectuée.
Les pièces justificatives reçues en comptabilité doivent être conformes et vérifiées suivant les procédures générales édictées (bons de commande/bons de livraison, visas/signatures des personnes autorisées). Ce point sera plus développé dans le manuel de procédures administratives qui sera établie.
les journaux comptables
Les journaux comptables sont organisés par cycles suivants les opérations les plus récurrentes réalisées dans l’entreprise.
On distingue ainsi :
- le cycle « trésorerie »
Ce sont toutes les opérations réalisées au niveau des banques et des caisses : règlements, dépôts et retraits de chèques et d’espèces, ordres de virements. Il concerne également les opérations d’acquisition d’immobilisations, de fournitures diverses en biens et services.
- le cycle « paie »
Il concerne les opérations liées à la rémunération des agents, à la gestion des avances sur salaires, sur frais médicaux et des prêts.
- La procédure de comptabilisation
La procédure de comptabilisation comprend plusieurs étapes :
- la réception des pièces justificatives
- le pré-classement des pièces
- la comptabilisation proprement dite
- le classement des pièces
La réception des pièces
Les pièces justificatives sont reçues par le responsable de la comptabilité auprès du secrétariat de direction après dispatching du Directeur Général. Le responsable de la comptabilité vérifie leur conformité.
Le pré-classement des pièces
Avant toute comptabilisation, le responsable de la comptabilité effectue un premier classement des pièces reçues par nature des opérations.
La comptabilisation proprement dite
Les pièces peuvent alors être saisies dans les journaux concernés. Un tampon « Pièce Comptabilisée » (annexe 3) devra être apposé à la souche du chèque pour toutes les opérations de décaissement. Il serait préférable de trouver un tampon qui indiquera :
- le numéro de la pièce saisie ; ce numéro est automatiquement donné par le logiciel SAARI qui affecte les numéros par journal.
- La date de comptabilisation.
- Le journal concerné.
- Les numéros de comptes débit et crédit concernés et les montants correspondants s’il y a lieu.
Le classement des pièces
Les pièces sont classées suivant la nature des opérations de manière chronologique. Ainsi nous distinguerons :
- Un classeur des dépenses par chèques ou virement,
- Un classeur des règlements reçus par chèque ou virement,
- Un classeur des règlements payés par chèque ou virement,
- Un classeur des avis bancaires,
- Un classeur des pièces de caisse,
- Un classeur des règlements par carte bancaire.
Le cycle Trésorerie
Les règlements, quelque soit leur mode, sont effectués sur présentation de la pièce justificative de la dépense. Ils sont soumis à l’approbation du Directeur Général qui est autorisé à signer les chèques et les ordres de virement après confection par le responsable du service comptabilité.
Pour les opérations de caisse, la secrétaire de direction est seule habilitée à faire les bons de caisse et procéder aux décaissements
Les chèques reçus en paiement avant fermeture des banques sont déposés le même jour ou le lendemain matin au plus tard dans le cas contraire.
Les chèques émis doivent comporter nécessairement le nom du bénéficiaire.
Les chèques reçus doivent comporter cette mention ou être complétés automatiquement, le cachet de la société y est apposé dés réception.
Les chéquiers vierges sont enfermés dans un coffre dont la clé est gardée par le responsable de la comptabilité. Les espèces détenues en caisse sont sous la responsabilité de la secrétaire de direction.
Les états de rapprochement bancaire doivent être établis chaque mois.
Les procédures suivantes sont utilisées au niveau du cycle Trésorerie.
Procédures d’encaissement
Tous les paiements reçus par chèque ou virement sont rapprochés des factures (loyers) ou autres pièces justificatives similaire pour vérifier la conformité des montants reçus.
Les paiements reçus par chèque sont comptabilisées sur la base des duplicata des bordereaux de versement retournés par la banque.
Les paiements reçus par virement sont comptabilisés sur la base de l’avis de crédit de la banque. Si, à l’établissement des états de rapprochements bancaires mensuels, l’avis de crédit de la banque n’est pas reçu alors que le paiement est passé dans le relevé bancaire et justifié, la comptabilisation de l’encaissement se fera sur la base du relevé bancaire.
Procédures de décaissement
Les décaissements sont autorisés sur la base des pièces justificatives et sont effectués par caisse, chèques ou virement.
Les paiements par chèque ou virement sont établis par le responsable de la comptabilité sur la base des factures à payer dûment approuvé par la Direction Générale. Les paiements relatifs aux factures reçues s’effectuent tous les mercredis sauf cas d’extrême urgence.
Les décaissements sont comptabilisés sur la base de pièce de caisse non certifiées (dépenses par caisse), des factures comportant la décharge du bénéficiaire (dépenses par chèques) ou des copies des ordres de virement retournés par la banque avec sa décharge (dépenses par ordres de virement).
Procédures de gestion de trésorerie
Les mouvements de comptes bancaires sont autorisés par la Direction Générale lors des situations de trésorerie.
En ce qui concerne les agios et frais bancaires, l’existence de l’avis de débit de la banque nous permet de passer à leur enregistrement. En cas d’agios ou de frais bancaires élevés le Responsable de la comptabilité doit systématiquement de rapprocher de la banque en question afin de demander des justificatifs pour attester le bien-fondé de l’écriture.
Schémas d’écriture des approvisionnements de comptes de trésorerie
La comptabilisation des approvisionnements des comptes de trésorerie se fait sur la base :
– d’un avis de crédit pour le compte bancaire qui reçoit :
Débit : 56……Banque X ou 57 Caisse
Crédit : 59 Virement interne
– des avis de débit de la banque pour le compte bancaire qui approvisionne :
Débit : 56……Banque X
Crédit : 59 Virement interne
Schémas d’écriture de règlements des factures
Les factures ainsi que toutes les pièces justificatives y afférentes, bons de commande-bons de livraison, sont transmises au responsable de la comptabilité pour :
- vérification de la conformité de la facture
- contrôle arithmétique.
La comptabilisation et le classement des pièces peuvent alors être effectués conformément à la procédure de comptabilisation décrite en 2.1.
Notons d’abord qu’à la SEN-RE les comptes clients et fournisseurs ne sont pas pris en considération, il s’agira le plus souvent, en respectant la nature et l’intitulé des comptes ouverts dans le plan comptable de la société, d’une écriture de la forme suivante :
Lors de l’achat, dans le journal de trésorerie correspondant :
Débit : 2 .……. Immobilisations
ou 6 ..……. Charges
Crédit : 56 .…. Banque X
Les dépenses effectuées par caisse sont comptabilisées individuellement, dans le journal de caisse de la manière suivante :
Débit : 6……. Charges
Crédit : 570000 Caisse
Fournisseurs étrangers
Dans le cas d’opérations avec des fournisseurs étrangers, il faut noter que la SEN-RE dispose de deux comptes en devises à savoir l’euro et le dollar domiciliés à BNP Paribas qui servent à traiter ce genre d’opérations.
Un ordre de virement servira de justificatifs pour paiement des factures des fournisseurs étrangers.
Lors de l’achat, dans le journal de trésorerie correspondant :
Débit : 2 .……. Immobilisations
ou 6 ..……. Charges
Crédit : 56 .…. Banque X
LES REGLEMENTS EFFECTUES ET RECUS VIS-A-VIS DES CEDANTES ET DES RETROCESSIONNAIRES
- – COMMISSION DE REGLEMENTS
- Composition
- Directeur Technique
- Service Règlement et Acceptation
- Service Comptabilité
- Service Acceptation et Rétrocession
- Service Facultative
- Date Réunion
La commission règlement doit obligatoirement se réunir au plus tard le 05 de chaque mois.
- Procès Verbal de Réunion
Un procès verbal doit être dressé par un membre désigné autre que le comptable et le chargé des règlements. Une copie est déposée à la Direction Générale.
2 – ATTRIBUTION DU SERVICE DE REGLEMENT
- Recenser chaque règlement entrant ou sortant en collaboration avec le service comptabilité Générale.
- Faire la corrélation entre les éléments de la comptabilité Générale et ceux de la comptabilité technique dans les deux sens. Les passerelles sont constituées par les comptes transitoires. Il doit recenser tous les règlements effectués ou reçus dans un période donnée, et vérifier l’existence d’une contrepartie technique à savoir le compte et son solde en contre valeur.
- A défaut, obligation est faite au responsable technique détenant ces comptes de les passer en priorité afin de permettre un équilibre ou une adéquation du rapprochement périodique.
3.- RELATIONS FONCTIONNELLES AVEC LES AUTRES
SERVICES TECHNIQUES
Tous les règlements ont pour origine ou destination les services techniques, ils sont seuls habilités à procéder à leur ordonnancement sous la forme de fiche de règlement à trois (03) exemplaires.
Ces fiches de règlement doivent être visées par :
- le Directeur Technique
- le service concerné
- le service règlement
Sauf circonstances particulières, tous les règlements nécessitent l’arbitrage de la commission de règlement.
- – Les Primes Provisionnelles
Le service rétrocession doit préparer et présenter les fiches de règlements UN MOIS avant le terme et les soumettre aux différents visas avant de les présenter à la commission de règlement et dépôt auprès de la comptabilité. Rappelons que les trois (03) exemplaires seront de rigueur et ventilés selon la procédure indiquée.
Toutefois, les PMD peuvent faire l’objet d’une procédure d’urgence compte tenu des circonstances.
- .– Les Sinistres au Comptant
La constitution du dossier de sinistre au comptant est une condition nécessaire pour entamer la procédure de règlement.
Il est composé essentiellement de :
- l’avis de sinistre
- le rapport d’expertise
- un extrait de la police
- un extrait de traité
- la demande de règlement et toutes les informations complémentaires reçues.
La fiche de règlement est établie en trois (03) exemplaires.
Même procédure de VISA et de ventilation. La détermination des parts globales revenant à la SEN RE doit être diligentée (voir gestion des sinistres) pour pouvoir la répercuter aux rétrocessionnaires.
3.3.– Les Compensations
Il faut les éviter le maximum possible. Tout règlement par compensation doit être soumis à la Commission de Règlement. Tous les éléments qui composent le règlement doivent être fournis par le courrier concerné dans un délai très court (une semaine maximum).
3.4.– Les PMD à recevoir
Suivant les termes des Conventions ou Traités, le Service Technique devrait produire les échéances au Service Règlements qui se chargera de la réclamation et des relances pour encaisser les PMD échues.
Des états de rapprochement régulier entre la comptabilité et le règlement permettront de déceler les encaissements non imputés et à charge au service concerné de régulariser de facto.
3.5.– Enregistrement des Règlements
Tous les règlements doivent faire l’objet d’un enregistrement dans le trimestre.
- – SERVICE COMPTABILITE
4.1. – Le Courrier
Tous les avis bancaires feront l’objet d’une transmission concomitante au service comptable et au service règlement par le biais Direction Technique.
4.2. – Règlements effectués
Le service comptable doit vérifier l’exactitude des visas apposés sur les demandes de règlements fournies en trois (03) exemplaires.
En ce qui concerne les primes provisionnelles, le respect des termes est fondamental pour une bonne couverture de la SEN RE. Le service comptable doit diligenter le règlement.
Les règlements en compensation doivent être ventilés par les services concernés avec information complète destinées à la comptabilité (dossier complet). Le dispatching doit se faire en respect des dispositions édictées plus haut. Une copie de l’avis de débit et de l’ordre de virement seront transmis au service technique, pour les règlements par chèque, une copie de la lettre de transmission.
4.3. – Règlements reçus
Conformément à ce qui précède un double des avis bancaires sera transmis à la Direction Technique. Les règlements par compensation feront l’objet d’un dossier.
4.4 – Etat de Rapprochement
Une réunion d’échange et de conformité des documents doit se tenir chaque mois. A la suite de quoi le service règlement pourra relancer les services techniques concernés pour le tri et l’enregistrement des comptes déjà réglés.
4.5. – Relations fonctionnelles avec les autres services techniques
Tout règlement doit obligatoirement porter le VISA du service règlement.
Chaque département est ordonnateur de ses propres règlements en conformité avec ses attributions.
Le circuit des visas et les délais doivent être respectés à la lettre, particulièrement en ce qui concerne les PMD.
Le corolaire de cette action doit être rigoureusement respecté c’est-à-dire réclamer en même temps les PMD à nous dues, ainsi que les primes afférentes aux affaires facultatives.
Les règlements destinés aux courtiers doivent faire l’objet d’une attention PARTICULIERE. Toute demande de justification ou de prise en compte en écriture technique doit être exécutée en priorité.
En cas de différent entre services sur le bien fondé de l’opération, l’arbitrage du Directeur Général est nécessaire.
Schéma de Comptabilisation
Règlements reçus : la comptabilisation est tenu à la date de l’encaissement, concernant les règlements reçus en devises ou en monnaie locale, seuls des frais bancaires feront l’objet d’une constatation. Seulement en fin d’année, le rapprochement avec la comptabilité technique fera l’objet de constatation de profit ou de gains de change (cf. rapprochement des comptes transitoires)
Débit : 56…… Banque X
et 674000 Frais bancaires
Crédit : 591 321 Compte Transitoire
Règlements effectués : Après élaboration des fiches de règlement, le service comptable est chargé de procéder au paiement. Pour les règlements en monnaie locale, un ordre de virement est envoyé au niveau de la banque ordonnatrice qui procédera au paiement, à la réception de l’avis de débit l’écriture suivante sera passée :
Débit : 591321 Comptes transitoires
et 674000 Frais bancaires
Crédit : 56 ….. Banque X
Concernant les règlements en devises (dollars), au moment du règlement, si le libellé de la monnaie est autre que le dollar il peut exister des différences entre le cours du jour du règlement et le cours de la date de comptabilisation qui est fourni pour la revue multidevises NATIXIS , il faut alors constater des pertes ou des gains de change. On aura soit :
Débit : 591321 Comptes transitoires
et 674000 Frais bancaires
Débit : 679100 Pertes de change
Crédit : 56 ….. Banque X
Le cycle Paie
La paie est élaborée mensuellement à l’aide d’un logiciel de Paie SAGE SAARI.
Le responsable de la comptabilité prépare la paie selon les règles suivantes :
– les éléments fixes des salaires sont déterminés par la Direction Générale et introduits dans le bulletin de salaire à la signature du contrat. Ces éléments sont :
* le salaire catégoriel de base,
* le sursalaire,
* les différentes indemnités et primes (fonction, transport, etc.)
Aucune variation de ces éléments au moment de la préparation des salaires n’est admise sans l’accord préalable de la Direction Générale.
– les éléments variables (remboursements des frais médicaux, autres avances et prêts) et tous les éléments devant permettre le calcul des salaires doivent être disponibles dès le 20 du mois.
– les éléments exceptionnels tels que des primes non prévues dans le contrat de travail sont fournies par la Direction Générale.
L’état récapitulatif des salaires ainsi que les bulletins sont transmis au superviseur pour vérification. Il vise l’état récapitulatif et signe les bulletins de salaire.
L’état récapitulatif des salaires visés par le superviseur ainsi que l’ordre de virement des salaires sont transmis le 24 du mois au plus tard à la Direction Générale pour signature.
Les salaires peuvent alors être payés et les bulletins de salaire sont remis aux différents agents. Une copie de ces bulletins et du récapitulatif des salaires est classée dans le dossier « paie ».
L’original du récapitulatif des salaires est classé dans le registre de la paie.
Schéma de comptabilisation
Le logiciel SAGE PAIE fourni un journal de contrôle mensuel qui est établi après une modélisation comptable. A partir de ce journal de contrôle, on peut soit procéder à une passation comptable, soit procéder à un enregistrement dans le logiciel SAGE COMPTA le 05 de chaque mois. Une copie du journal de contrôle sera annexée à ce document.
Autres opérations
Certaines opérations ne surviennent pas de manière régulière et font souvent l’objet d’un enregistrement dans le journal des opérations diverses. Les opérations les plus courantes au sein de la société sont les suivantes :
Opérations sur Capitaux propres
Les décisions prises par l’Assemblée Générale des actionnaires doivent être traduites en comptabilité. C’est le cas lors de l’affectation du résultat de l’exercice.
L’affectation du résultat peut prendre plusieurs formes : après dotations des réserves obligatoires et facultatives, affectation du résultat en report à nouveau ou décision de distribution de tout ou partie de ce résultat. Les schémas d’écriture sont alors les suivantes :
En cas de bénéfice :
Débit : 880000 Résultat en instance d’affectation
Crédit : 111000 Réserve légale
11…… autres comptes de réserves s’il y a lieu
Crédit : 120000 Report à nouveau créditeur
Ou Crédit : 120000 Report à nouveau créditeur
Crédit : 447000 Associés, dividendes à payer
Crédit : 436300 Etat IRVM s/dividendes
En cas perte :
Débit : 120000 Report à nouveau débiteur
Crédit : 880000 Résultat en instance d’affectation
Provisions pour risques et charges
Les provisions pour risques et charges traduisent des pertes probables sur certaines opérations telles que des litiges avec des tiers fournisseurs et clients, des différences de changes sur les diverses créances et dettes pouvant entraîner des pertes, des charges et pénalités sur des impôts ; il faut alors pouvoir mesurer la perte prévue en fonction des informations disponibles et la traduire en comptabilité en enregistrant l’écriture suivante :
Débit : 69…. Dotations aux provisions pour risques et charges
Crédit : 19… Provisions financières pour risques et charges
La provision constatée devra faire l’objet de réajustements chaque fois que le risque évolue à la hausse et la provision complémentaire enregistrée suivant le même principe que ci-dessus.
Une reprise de provision est effectuée, par le débit du compte 19…. en contrepartie du compte 79….. concerné, et la charge réelle enregistrée dés que l’opération ayant entraîné la provision est dénouée.
Cessions ou sorties d’immobilisations
Les cessions ou sorties d’immobilisations sont motivées et dûment autorisées par la Direction Générale et s’effectue conformément aux procédures administratives générales. La plupart des cessions au niveau de la société ont été réalisées avec une valeur vénale égale à zéro.
Les enregistrements comptables suivent le schéma ci-après :
Constatation de la dotation complémentaire si le bien cédé n’est pas complètement amorti :
Débit : 68…… Dotation aux amortissements
Crédit : 28….. Amortissement
Sortie de l’immobilisation : A la date de sortie de l’immobilisation
Débit : 842000 Cession d’éléments actifs
Crédit : 2….. ( compte de l’immobilisation concernée pour la valeur historique)
et
Débit : 28…… Amortissement ( pour le cumul des amortissements constatés
Crédit :842000 Cession d’éléments actifs
Constatation du produit de cessions s’il y a lieu : Au moment du règlement,
Débit : 5……. Compte de trésorerie concerné
Crédit : 779000 Produits Exceptionnels
Le contrôle des opérations
Le contrôle des opérations comptabilisées avant l’établissement des états financiers périodiques est indispensable.
Les états de rapprochements
Les rapprochements avec toutes les opérations et pièces tenues de manière extracomptable permettent de faire les recoupements nécessaires et de vérifier l’exhaustivité des opérations comptabilisées.
les états de rapprochement bancaire
Les relevés édités par la banque et les journaux tenus par la société enregistrent les mêmes opérations.
Leurs soldes à un moment donné devraient donc correspondre.
En réalité, cette égalité n’est presque jamais vérifiée en raison :
– d’erreurs commises par l’une ou l’autre partie,
– de décalages chronologiques dans l’enregistrement des opérations, etc.
L’état de rapprochement bancaire permet de déceler toutes les causes de différences entre les soldes des comptes tenus par la société et ceux des comptes tenus par la banque.
Leur établissement obéit à la procédure suivante :
– Un état de rapprochement est établi chaque mois, pour chaque compte bancaire.
– Ces états sont élaborés sur la base d’un imprimé modèle (voir annexe), par l’agent comptable qui appose son visa, ils sont vérifiés et visés par le responsable de la comptabilité et transmis à la Direction Générale.
– Les éléments qui figurent en rapprochement font l’objet d’une investigation particulière de la part du Responsable de la comptabilité pour en déterminer la provenance.
– Les rapprochements bancaires contrôlés et visés par toutes les personnes concernées sont retournés pour classement à l’agent comptable dans le classeur des relevés bancaires ouvert pour chaque banque. Le classement se fait de manière chronologique.
Le rapprochement de la caisse
Le cahier de caisse tenu par la caissière et le journal de caisse comptable enregistrent les même opérations et devraient donc avoir à tout moment le même solde.
Pour différentes raisons liées à des erreurs et omissions de part et d’autre, il peut exister des différences entre les soldes du cahier et le solde comptable ; le rapprochement permet d’en déterminer les origines et de les corriger.
Le rapprochement établi annuellement est vérifié et visé par le responsable de la caisse qui fait les investigations nécessaires pour corriger des différences probables qui pourraient subsister. Le rapprochement est transmis à la Direction Générale.
Il est ensuite classé par l’agent comptable dans le classeur «caisse » de manière chronologique.
Au 31 décembre de chaque année, l’inventaire physique de la caisse est effectué par les commissaires aux comptes et un procès verbal est établi à cette occasion.
Les analyses de comptes
Pour les arrêtés périodiques des états financiers, il est nécessaire de procéder à la justification des soldes des comptes de la balance générale pour permettre de corriger les anomalies possibles liées à des mauvais enregistrements comptables.
L’agent comptable tire les balances générales et auxiliaires mensuelles et effectue l’analyse de tous les comptes de tiers. Les analyses s’effectuent d’abord sur SAARI en opérant les lettrages de comptes nécessaires c’est-à-dire rapprocher et éliminer les opérations de même nature et de même montant qui se soldent dans un compte donné. Les soldes non rapprochés sont identifiés et doivent faire l’objet d’une analyse. Ce fichier est transmis au Responsable de la comptabilité pour vérification qui indique les corrections nécessaires à effectuer.
Le tableau d’amortissement
Le tableau des immobilisations est établi annuellement par le Responsable de la comptabilité sur fichier Excel. Il retrace les entrées (acquisitions) et sorties (ventes, mises au rebut) d’immobilisations telles que prévues par le manuel général des procédures. De ce tableau des immobilisations est conçu un tableau des amortissements.
Le tableau d’amortissement établi suivant le modèle en annexe permet le suivi des dotations aux amortissements des immobilisations de la société.
En premier lieu, le Responsable de la comptabilité s’assure que toutes les factures enregistrées en comptabilité dans les comptes d’immobilisation sont imputées correctement dans les comptes concernés et qu’elles concernent bien des immobilisations et que des immobilisations ne sont pas enregistrées par erreur dans les comptes de charge. Rappelons aussi qu’une vérification de la facture d’immobilisation, du bordereau de livraison et du bon commande sont nécessaires pour une saisie de l’opération.
Ensuite, toutes les entrées et sorties d’immobilisations sont saisies dans le tableau prévu à cet effet sur la base des copies des factures, des formulaires d’entrée et sortie d’immobilisations du dossier immobilisations.
Enfin, il est procédé au calcul de la dotation aux amortissements qui est comptabilisée suivant le schéma d’écriture suivant :
Pour les immobilisations incorporelles (amortissement direct)
Débit : 68…… dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles
Crédit : 2……..compte d’immobilisation incorporelle concernée
Pour les immobilisations corporelles (amortissement indirect)
Débit : 68…… dotations aux amortissements des immobilisations corporelles
Crédit : 28……..compte d’amortissement de l’immobilisation corporelle concernée
Le rapprochement des soldes bruts, cumuls des amortissements et dotations aux amortissements qui ressortent du tableau des amortissements et les soldes des comptes tenus en comptabilité concernés doit être effectué après le calcul de la dotation aux amortissements mensuelle ; aucune différence non expliquée ne doit subsister enfin d’assurer l’exhaustivité des dotations aux amortissements.
L’établissement des états périodiques
les états de trésorerie mensuels
L’état de trésorerie comprend :
- Une situation des soldes bancaires à la date de l’établissement de l’état (suivant le modèle en annexe 11) qui retrace les soldes fournis par les différentes banques, les rentrées et sorties prévues.
- Une situation des dépenses à la même date (suivant le modèle en annexe12) qui retrace les chèques émis en circulation, les dépenses en produits et services prévues sur les trois prochains mois.
Ces états sont transmis pour information au contrôleur interne et pour approbation et visa à la Direction Générale.
les arrêtés de comptes annuels
Un arrêté de la Comptabilité est effectué chaque année. Il comprend plusieurs étapes :
- après analyses des comptes telle que décrit au paragraphe précédent, les balances générale et auxiliaires provisoires ainsi obtenues sont passées en revue et les différents comptes examinés pour vérifier la correcte justification des soldes présentés ; il s’agit alors de vérifier que les opérations enregistrées durant l’année dans un compte donné sont faites de manière régulière quant à leur destination et leur objet. Les corrections nécessaires sont effectuées sur les journaux idoines du mois de l’arrêté et des nouvelles balances obtenues.
- Les nouvelles balances peuvent alors être importées dans le fichier « EXCEL
- Il faut alors procéder au « cut-off »des produits et charges en s’assurant que les charges et produits comptabilisés ne concernent que la période de l’arrêté ; tous les produits et charges à la date d’arrêté sont prises en comptes même si les factures et toutes autres pièces justificatives ne sont pas reçues, par estimation s’il le faut, alors que les produits et charges connus à la date d’arrêté et qui ne concernent pas la période d’arrêté doivent être sorties des éléments du résultats de la période.
- Les enregistrements comptables correspondant à la séparation des produits et charges de la période sont passées dans le journal des opérations diverses.
- Produits et charges de la période
Les charges à payer
Débit : 6…… (Pour le montant de la charge concernée)
Crédit : 470 Charge à Payer
Les produits à recevoir
Débit : 485 Produits à recevoir
Crédit : 7……. Produit concerné
- Produits et charges ne concernant pas la période
Dans ce cas de figure, les charges et les produits constatés d’avance ont en contrepartie les comptes de trésorerie.
Les charges constatées d’avance
Débit : 480 Charges constatées d’avance
Crédit : 5 …. Compte de trésorerie concerné
Les produits constatés d’avance
Débit : 5……. Compte de trésorerie concerné
Crédit : 475…. Produits constatés d’avance
Les déclarations sociales et fiscales
Les déclarations sociales et fiscales mensuelles et trimestrielles sont effectuées sur les imprimés fiscaux et sociaux usuels. Ces déclarations concernent :
- les impôts retenus sur les salaires et les prestataires de services
Les versements sur les retenues à la source sur les salaires (VRS) et les prestations de services (BRS) sont effectués suivant les calendriers fiscaux prescrits, avant le 15 du mois suivant celui où les salaires ont été payés.
Les déclarations annuelles des sommes versées (salaires, sommes versées à des tiers, loyers, etc.) de l’année écoulée doivent être déposées au plus tard le 31 janvier de chaque année.
A la réception des bordereaux de versement et des reçus de paiement, les écritures comptables sont passées suivant le schéma ci-après :
Débit : 436 Etat Retenue VRS
4364 Etat Retenue BRS
6205 Etat Retenue CFCE
Crédit : 5 …. Compte de trésorerie concerné
- la taxe sur la valeur ajoutée
Les déclarations de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sont effectuées suivant les bordereaux de TVA au plus tard le 15 du mois suivant le mois de réalisation des opérations concernées et font ressortir le montant de la TVA à payer ou du crédit de TVA dû par l’administration à imputer sur la prochaine déclaration.
A la réception des copies des bordereaux de déclarations visées par l’administration fiscale, les enregistrements comptables suivants sont effectués :
Débit : 436800 TVA collectée sur loyers pour le montant de la TVA
facturée
436600 Etat, crédit de TVA s’il existe un crédit de TVA à
récupérer
436850 Etat TVA Intérêt DAT
Crédit : 5 …. Compte de trésorerie concerné
Une copie du bordereau est classée dans le classeur TVA prévu à cet effet.
- les déclarations à l’IPRES et à la CSS
Les déclarations sont effectuées trimestriellement (l’effectif de la société n’atteignant pas encore 20 salariés) et doivent être déposées et payées avant le 10 du mois suivant le trimestre concerné, sur les imprimés prévus à cet effet et, dans le respect des plafonds de salaires édictés par les textes concernés.
A la réception des bordereaux de déclaration et des reçus de paiement, les opérations suivantes sont comptabilisées :
Débit : 617000 Caisse de sécurité sociale
465000 IPRES Salariale
617200 IPRES Patronale
Crédit : 5 …. Compte de trésorerie concerné
Les déclarations annuelles à l’IPRES et à la CSS relatives au recensement du personnel et aux cotisations versées doivent être déposées au plus tard au 31 Mars de l’année suivante.
Les bordereaux de déclaration sont classés dans le classeur IPRES et le classeur CSS prévus à cet effet.
- l’impôt sur les sociétés
Les acomptes d’impôt sur les sociétés dus au titre de l’exercice en cours doivent être payés au plus tard aux dates suivantes :
- premier acompte : 15 février
- deuxième acompte : 30 avril
- solde : 15 juin
A la réception des quittances de paiement, les montants payés sont portés au débit du compte 431000 Impôt sur les sociétés par le crédit de la banque concernée.
- autres impôts
Il s’agit essentiellement de :
la patente : la déclaration annuelle doit être déposée au plus tard le 31 mars. Le règlement devrait être effectif un mois après réception de la déclaration de l’administration fiscale.
Débit : 620000 Patente
620100 Impôts Fonciers
621000 TOM sur Loyers
Crédit : 5 …. Compte de trésorerie concerné
L’établissement des états financiers annuels
L’exercice comptable débute le 01 janvier de chaque année et se termine le 31 décembre de la même année. La clôture de l’exercice respecte les délais légaux.
Les états financiers sont établis suivant la législation du code CIMA et comportent donc un bilan, un compte de résultat, et des états annexés.
Les opérations d’établissement des comptes annuels se déroulent suivant le même schéma que lors de l’établissement des états financiers.
Il convient cependant d’accorder une grande importance aux opérations ci-après :
- inventaire de la caisse
Au dernier jour ouvrable du mois de décembre et conformément aux procédures administratives générales, un inventaire physique des avoirs de la société détenus en caisse est effectué et un procès-verbal d’inventaire de la caisse établi.
Cet inventaire est rapproché du cahier de caisse tenu par le caissier et du solde comptable de la caisse. Tous les écarts éventuels doivent faire l’objet de recherche, expliqués et corrigés. Les écarts non expliqués sont signalés à la Direction Générale et font l’objet, avec l’accord de la Direction générale, des redressements qui permettent d’enregistrer en comptabilité le solde réel inventorié ; les écarts sont passés en pertes ou profits.
- établissement du tableau des immobilisations et dotations aux amortissements correspondantes
Ce tableau est rapproché des immobilisations enregistrées en comptabilité de façon à tenir compte de manière exhaustive des immobilisations de la société.
Les dotations aux amortissements sont calculées sur la durée de l’exercice, au prorata du temps de détention pour les immobilisations acquises en cours d’exercice. Cette dotation est rapprochée de la dotation déjà comptabilisée au cours des arrêtés trimestriels et la dotation complémentaire passée suivant le schéma habituel.
- inventaire des créances et dettes en monnaies étrangères
Cet inventaire permet de déterminer, conformément à la procédure, les augmentations et diminutions de dettes ou créances consécutives aux différences de cours constatés en fin d’exercice sur les tiers étrangers. Une saisie mensuelle de ces créances avec des taux mensuels nous permet de procéder à la constatation des écarts de conversion actif-passif.
- inventaire des risques et pertes probables
Il s’agit d’évaluer, en tenant compte des diverses informations reçues avant la clôture de l’exercice, tous les risques probables sur les actifs de la société et de constituer en conséquence les provisions correspondantes.
- revue des produits et charges de l’exercice
Pour de multiples raisons, à la clôture de l’exercice, des produits et charges le concernant peuvent ne pas être connus. De même, des produits et charges non liés à l’exercice peuvent avoir fait l’objet d’un enregistrement dans l’exercice.
Cette revue permet de déterminer en fonction des informations disponibles au moment de la clôture de l’exercice les produits et charges strictement liés à l’exercice et d’en exclure ceux qui ne le concernent pas pour quelque raison que ce soit. Il faut alors procéder aux régularisations nécessaires, en veillant cependant à les comptabiliser dans les journaux ouverts sur SAARI pour leur prise en compte dans la balance générale.
Les états financiers provisoires, avant impôt, sont alors établis en vue de leur examen par le commissaire aux comptes qui propose le cas échéant les redressements nécessaires à la correcte présentation de la situation financière de la société.
Le responsable de la comptabilité peut alors procéder à l’établissement des états financiers définitifs conformément aux modèles édictés par le CIMA, après calcul de l’impôt sur les sociétés suivant les règles fiscales en vigueur.
L’enregistrement de l’impôt sur les sociétés dû se fait suivant le schéma ci-après :
Débit : 695000 Impôts sur les sociétés
Crédit : 431000 Etat, Impôts sur les sociétés
Les exemplaires des états financiers requis par les textes en vigueur sont déposés à la Direction Générale des impôts aux fins de déclaration au plus tard le 30 avril.
La conservation des documents comptables
Tous les documents comptables, pièces justificatives des enregistrements comptables et états financiers, sont conservés 10 ans suivant la législation en vigueur.
Les états financiers, le grand-livre, les balances générales et auxiliaires de l’exercice sont archivés après chaque clôture. Les résumés des états financiers sont regroupés sur le livre d’inventaire côté et paraphé.
En pratique, les documents relatifs aux deux derniers exercices doivent être gardés à portée de main dans les placards prévus à cet effet tandis que les exercices antérieurs sont véritablement archivés dans la salle prévue à cet effet et suivant les procédures d’archivage appliquées dans la société.
Sauvegarde et sécurité
La sauvegarde des données comptables est faite de manière quotidienne sur des lecteurs ou des disques de sauvegarde sous le contrôle de l’informaticien.
La sécurité est assurée grâce au logiciel SAARI COMPTABILITE qui permet de configurer le système de manière à assurer l’intangibilité des données comptables :
- Niveaux d’accès et mot de passe
Le système permet de définir les niveaux d’accès afin de déterminer les opérations autorisées pour chaque utilisateur. Les accès sont disponibles pour quatre postes dont trois sont utilisés de la manière suivante :
- premier niveau : accès ouvert à toutes les opérations qui existent sur le logiciel pour le responsable de la comptabilité
- deuxième niveau : les opérations de modification et de paramétrages des structures de bases du fichier sont interdits , seules les opérations de saisie, de traitement et de consultation sont autorisées ; ce niveau d’accès concerne l’agent comptable
- Troisième niveau : seules les opérations de consultation sont autorisées ; ce niveau est réservée en général pour le Directeur Général.
Chaque utilisateur dispose d’un mot de passe confidentiel et personnel qui lui permet d’accéder seulement aux opérations autorisées.
- Protection de la zone n° de pièce
La numérotation des pièces comptables est effectuée automatiquement par le logiciel de comptabilité qui a été paramétrée de façon à ce qu’aucune modification des numéros de pièces affectés ne soit possible ; ceci permet de s’assurer de l’impossibilité de perdre des enregistrements comptables et d’interrompre la chronologie des opérations.
- Fermeture des journaux
Après chaque arrêté, et la confection des bilans et compte de résultat, aucun enregistrement comptable ne doit être effectué sur les périodes déjà arrêtés. La clôture des journaux comptables permet de s’assurer que les informations comptables obtenues après l’arrêté ne peuvent être modifiées d’aucune manière.
La procédure s’effectue dans le traitement « clôture des journaux » du logiciel de comptabilité, sélectionner les journaux à clôturer et appliquer la clôture.
RECOUVREMENT DES PRIMES
Les objectifs principaux de la SEN RE sont la rétention de primes au niveau national, et d’être le baromètre du marché.
Dans ces conditions les statistiques de la SEN RE doivent refléter celles du marché. Pour ce faire, il faut qu’elle puisse enregistrer un certain volume de primes permettant de décrire ou d’observer l’évolution du marché dans tous les domaines.
Certaines sociétés du marché peuvent servir d’indicateurs.
L’attente de ces résultats oblige la SEN RE d’attendre d’être servie par le marché avant d’arrêter ses comptes.
Entre la date de réception des comptes de réassurance et l’arrêté final des opérations de l’exercice, il est pratiquement impossible de procéder à un recouvrement des soldes.
Ce qui en fin d’exercice gonfle de façon remarquable les soldes débiteurs.
En ce qui concerne la Cession Légale, la SEN RE dispose des prérogatives de puissance publique qui lui permettent de rentrer dans son dû à temps voulu.
Quant aux Cessions Volontaires, comme de coutume, il y a un décalage entre la réception des comptes et le règlement du solde.
De toutes manières, l’exercice subséquent enregistre un taux de paiement de l’ordre de 60% sur les soldes divers.
Cette clarification a pour objet de faire remarquer les soldes sur les Cessions Légales qui sont récupérables mais des considérations d’ordre commercial nous limitent dans l’application de cette règle.
RELATION ACTIF PASSIF ET LES EXPOSITIONS LIÉES AU TAUX DE CHANGE EXTÉRIEUR
L’Afrique n’étant par totalement arrimée au système financier international, la volatilité des valeurs mobilières et autres n’a pas une incidence réelle sur la couverture de nos engagements. Nous intervenons sur des valeurs sûres, bons de caisse, obligation d’Etat, des participations avec souvent des garanties réelles offertes par consortium de banques ou les Banques Centrales Africaines
Les soldes des cessions volontaires suivent le cursus normal de recouvrement avec souvent un retard d’au moins 6 mois à 1 an. Les relances régulières sont faites sans compter notre action au moment des visites marketing de nos cédantes étrangères que sénégalaises.
PREVISIONS DE SEN-RE SUR LE DEVELOPPEMENT DE LA GESTION DES RISK MANAGEMENT
Comment la SEN RE compte identifier et réduire ses gros risques ? Cellule de veille, constitution de comité d’audit, de comité de direction, de comité informatique et technique.
Les plafonds de souscription ont été définis, certains font l’objet d’études particulières ainsi que certaines zones.
Une recherche d’information à travers nos partenaires constitue une base de données permettant de mieux appréhender la réalité des risques.